Qué es un SMART KPI y cómo visualizarlo en un dashboard

Cuando llega el momento de definir los objetivos e indicadores de rendimiento clave (KPI) de una compañía, hay que asegurarse de que nos ayudan a llegar a nuestros objetivos. Es decir, que sean métricas relevantes. 

Navegamos en datos. Las compañías los generan de manera constante y las decisiones se deben tomar de forma inmediata. Vivimos en la era en la que llegamos tarde a todo, que necesitamos las cosas con más urgencia que nunca. ¿Cómo afrontar este reto a la hora de tomar decisiones? Contando con indicadores clave de rendimiento (KPIs) inteligentes, también conocidos como smart KPIs.

Vamos a explorar qué son los Smart KPIs y cómo se da la visualización de datos de manera efectiva en un dashboard personalizado para impulsar la toma de decisiones estratégicas en tu equipo.

¿Qué son los Smart KPI?

Los objetivos SMART o Smart KPIs son métricas o indicadores clave que ayudan a comunicar lo que está pasando en la compañía. Están alineados con los objetivos y están diseñados para ser SMART, es decir, medibles, específicos, alcanzables, relevantes y oportunos. 

Estos Smart KPIs son indicadores que van más allá de medir el desempeño; sino que aportan información muy valiosa sobre el progreso y evolución hacia metas concretas. Además, nos ayuda a identificar puntos críticos, áreas de mejora y detectar oportunidades reales de mejora y crecimiento. 

La ventaja de la era digital es que absolutamente todo se puede medir y, por tanto, mejorar. Así, gracias a los Smart KPIs seremos más realistas y vamos a tomar decisiones acordes a nuestra situación y circunstancia real. Nos aseguramos de ir por el buen camino, de no depender de opiniones o de la intuición: medimos, analizamos, concluimos y tomamos decisiones acertadas. 

Características de los Smart KPI

Los Smart KPIs ayudan a transmitir de manera fácil y precisa qué está pasando realmente en nuestra compañía. Este método de medición fue desarrollador por George T. Doran en 1981. 

Los objetivos SMART son pequeños pasos que vamos logrando en el camino dentro de una estrategia bien definida y destinada a alcanzar nuestras metas. Un objetivo podría ser: “conseguir más leads”; sin embargo, si queremos que sea un objetivo SMART, deberíamos definir un poco más. Por ejemplo: “conseguir un 10% más de leads en el segundo trimestre del año a nivel nacional”. 

A título personal, si nuestro objetivo fuera correr una maratón, lo tendríamos clarísimo. Los smart KPIs serían la ubicación, los km que llevamos y los que nos quedan por llegar a meta, la hora, la frecuencia cardíaca, etc. Unos pocos indicadores que tenemos a nuestro alcance y que, de un vistazo, nos permiten tomar decisiones y saber si vamos bien, si vamos mal, si debemos hacer un sprint al final para quedar en mejor posición, etc. 

Las características de los Smart KPIs, por tanto, son las siguientes:

S: Específico

De nada nos vale una meta que sea muy general o amplia. Eso no nos ayuda a poner el foco ni a acotar bien próximas acciones, ya que no tenemos claridad. Además. se nos dificulta mucho su análisis. La imprecisión da lugar a errores y malentendidos. Es como si comenzáramos una ruta de senderismo sin saber cuántos km son, cuánto nos costará llegar al final, qué cantidad de agua y comida debo llevarme, etc. Es lanzarnos al vacío sin saber qué nos depara. Lo mismo pasa en las compañías, necesitamos aterrizar y concretar qué queremos conseguir. 

Ejemplo de un objetivo SMART específico. Imagina que Batman tiene el objetivo de “proteger Gotham City”. Para ser más específico, Batman puede limitar su objetivo a “detener el plan de The Joker de volar la Torre Wayne”. De esta manera, Batman puede concentrarse mejor en su objetivo y priorizar detener a The Joker sobre otras actividades secundarias, como reparar el Batmóvil o patrullar los callejones de Gotham. 

M: Medible

Lo que no se mide, no se puede mejorar. Así que, además de cuantificar los datos, hay que establecer objetivos que se puedan medir y hacer seguimiento sobre los mismos. Así, evaluaremos el rendimiento y veremos si estamos yendo o no por el camino correcto; o si, por el contrario, debemos hacer ajustes. 

Un ejemplo de objetivo SMART medible. En el caso de hacer una ruta de senderismo, tenemos datos que se miden como los kilómetros recorridos durante la ruta, el tiempo o la frecuencia cardíaca, por ejemplo. 

A: Alcanzable

Hay que ser realistas cuando consideremos cuál va a ser nuestro objetivo final y planificar metas que realmente sean alcanzables según nuestras capacidades. Es importante estar motivados por los logros conseguidos y el progreso real, por lo que los logros deben ser sostenibles para que tengan un avance continuo y efectivo.

Un ejemplo de objetivo SMART alcanzable. Los perros de rescate tienen como objetivo encontrar al mayor número de supervivientes posibles. Para que estén motivados en todo momento, se suelen colocar “falsos” supervivientes para que cuando los localicen  les dé el impulso necesario para seguir hasta el final.

R: Relevante

Hay que conseguir el balance perfecto para lograr objetivos que sean tanto realistas y relevantes. Si decides poner objetivos que estén fuera de tu alcance, tu equipo se sentirá desmotivado y no se esforzará más para lograrlos. Por otro lado, si decides poner objetivos demasiado fáciles, no lograrás mejorar en ningún caso el rendimiento de tu equipo.

Un ejemplo de objetivo SMART realista. Si tu equipo de fútbol acaba de ascender a la Segunda División, lo más realista no sería pretender ascender a Primera División en la misma temporada. Primero, deberían pensar en mantener la categoría y si lo consigue, ya podrían plantearse pensar en ese ansiado ascenso.

T: Oportuno

Las métricas están para seguirse, para hacerles seguimiento y tomar decisiones en consecuencia. Lo recomendable es que te asegures de que los KPIs se puedan medir con el paso del tiempo.

Un ejemplo de objetivo SMART oportuno. Una frase que se suele decir todos los findes de año, como propósito para el siguiente es: “Voy a comer mejor para bajar de peso”. Un objetivo de salud SMART podría incluir la definición exacta de cuántas calorías se van a consumir al día y que variedad de platos se van a comer a la semana. En lugar de fijar algo tan genérico como “comer bien” podemos elegir si tenemos que dar prioridad a las proteínas, a los hidratos de carbono, etc. De esta forma, quedaría algo así: “Voy a reducir a la mitad las calorías que consumo para bajar 5 kilos en 2 semanas”.

Cómo establecer Smart KPI para tu negocio

Visualización de Smart KPI en un Dashboard

Comprender lo importante que son los smart KPIs es el primer paso, saber cómo podemos visualizarlos para maximizar su impacto en la toma de decisiones es crucial. Aquí tienes las prácticas que te permiten visualizar los smart KPIs en un dashboard personalizado:

• Claridad y Simplicidad: Diseña tu dashboard con una interfaz que sea limpia, sencilla y fácil de entender. Evita el exceso de información y enfócate en mostrar solo los Smart KPIs más relevantes para cada usuario.
• Personalización: Adapta el dashboard a las necesidades específicas de cada usuario. Personaliza los smart KPIs para cada departamento o para el cargo que desarrolle cualquiera de tu equipo dentro de la empresa.
• Interactividad: Utiliza las herramientas interactivas para que los usuarios tengan la capacidad de explorar y analizar todo aquello que necesiten. Gracias a los filtros y las funciones en detalle, podemos comprender en profundidad los smart KPIs.
• Actualización en Tiempo Real: emplea tecnologías que te permitan mantener  una actualización en tiempo real de los datos en el dashboard.

Construyendo un Dashboard Efectivo

Diseñar un dashboard efectivo para visualizar tus Smart KPIs es fundamental para el éxito de tu estrategia empresarial. Aquí hay algunas consideraciones clave a tener en cuenta:

• Identifica tus Smart KPIs Clave: Antes de comenzar a diseñar tu dashboard, determina cuáles son los KPIs más críticos para tu negocio. Estos pueden incluir métricas relacionadas con ventas, marketing, operaciones, satisfacción del cliente, entre otros. Al centrarte en los KPIs más relevantes, evitarás el desorden y la confusión en tu dashboard.
• Elige las Visualizaciones Adecuadas: Tras identificar tus Smart KPIs clave, selecciona las visualizaciones más adecuadas para representarlos. Las opciones incluyen gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de líneas, mapas, entre otros. Elige visualizaciones que sean claras, fáciles de entender y que resalten las tendencias y patrones cruciales.

Optimizando la Experiencia del Usuario

Además de la visualización de los Smart KPIs en sí, es importante optimizar la experiencia del usuario al interactuar con el dashboard. Aquí hay algunas formas de lograrlo:

• Haz la navegación intuitiva: Diseña tu dashboard de manera que la navegación sea intuitiva y fácil de usar. Agrupa los KPIs relacionados en secciones lógicas y proporciona opciones de navegación claras para que los usuarios puedan encontrar la información que necesitan rápidamente.
• Proporciona contexto y Detalles Adicionales: Asegúrate de que tus visualizaciones de Smart KPIs ofrezcan un contexto y detalles adicionales cuando sea necesario. Esto puede incluir etiquetas, leyendas, tool tips y comentarios que ayuden a los usuarios a entender mejor la información presentada y a tomar decisiones informadas.

Potenciando tu Estrategia con Smart KPI

En conclusión, los Smart KPIs son una herramienta esencial para medir y evaluar el rendimiento empresarial. Alinear los KPIs con los objetivos estratégicos y visualizarlos de manera efectiva en un dashboard personalizado, permite a las empresas tomar decisiones informadas y rápidas que promuevan su éxito a largo plazo. No subestimes el poder de los Smart KPIs en tu estrategia empresarial; úsalos sabiamente y prepárate para alcanzar nuevos niveles de excelencia en tu organización.