Qué es un dashboard: guía completa

Una compañía necesita al dato para crecer. Los equipos de trabajo se basan en los datos para tomar mejores decisiones. El dashboard o cuadro de mando es una herramienta visual que ayuda en este proceso, puesto que refleja las métricas o KPIs que las compañías consumen a diario. 

Datos a la vista. Decisiones ágiles. Mejora continua. Veamos qué es un dashboard y cuál es su papel en el día a día de las empresas.

Qué es y características de un dashboard

Un dashboard, también conocido como cuadro de mandos o panel de control, es una interfaz que muestra de forma visual y facilita la comprensión de la información clave para el seguimiento del día a día de nuestra empresa. 

Somos diógenes de datos. Las compañías generamos cientos de datos cada día. Datos que proceden de múltiples fuentes de información: CRM, ERP, redes sociales, programas de facturación, etc. A la hora hacer informes y sacar conclusiones, se convierte en una tarea pesada a la que hay que dedicar mucho tiempo. Hay que entrar de forma manual en cada uno de los softwares, analizar los datos y luego unificarlos y tratar de entender cómo vamos. ¿Qué alternativas tenemos? El dashboard. 

¿Para qué sirve un dashboard?

Rara es la empresa que no use un dashboard en su día a día. Más sencillo o más complejo, pero, al igual que a nivel personal consumimos la información a través de dashboards (por ejemplo, en las apps bancarias), también se hace necesario su uso a nivel profesional. 

Veamos para qué sirve un dashboard y por qué es tan útil para la toma de decisiones: 

• Seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs). Hay una monitorización constante y continua de los KPIs de la compañía o departamento concreto, tales como facturación, ventas, satisfacción del cliente, entre otros.
• Visualización de datos en tiempo real. Los dashboards nos dan la oportunidad de acceder a los datos actualizados de un solo vistazo. Además, la información está actualizada en tiempo real, por lo que nos aseguramos de que estamos consumiendo el dato adecuado, a tiempo y pudiendo tomar decisiones de forma ágil, teniendo una visión global e instantánea del estado actual de los procesos de la empresa. 
• Identificación de tendencias y patrones. El hecho de visualizar los datos en un cuadro de mandos a través de gráficos, tablas y otros elementos visuales, nos facilitan su comprensión. Vamos a poder identificar tendencias, detectar anomalías y desviaciones y, por ende, ayudará a tomar medidas correctivas y aprovechar oportunidades. 
• Toma de decisiones informadas. Al tener una visión transversal, clara y concisa de la información, los dashboards permiten a los directores y decision makers a tomar mejores decisiones en mucho menor tiempo. Vamos a ser más rápidos, eficientes y competitivos. 

Con el dato visible, tomamos mejores decisiones. Gracias al dashboard, tenemos las métricas que realmente nos interesan a golpe de vista. Una manera de ayudar al equipo, quien será capaz ahora de entrar a la oficina, consultar el panel y, en menos de un minuto, saber qué pasó ayer y qué medidas puede tomar y aplicar en el día de hoy para mejorar y conseguir el objetivo concreto. 

Qué contienen los mejores dashboards

El dashboard es una herramienta que potencia la toma de decisiones basada en datos en tiempo real. Ahora bien, no vale cualquier dashboard. Te contamos qué debe tener un dashboard para ser efectivo: 

• Datos claros. No hay que abarrotar de información el cuadro de mandos. Las compañías cuentan con una gran cantidad de datos estructurados y no estructurados. Una vez extraídos, limpiados y preparados para analizarlos, es hora de integrarlos en un dashboard. Sin embargo, no se debe recargar el panel con decenas de KPIs. Apostemos por lo simple. Tengamos a la vista los datos que necesitamos en el día a día para tomar decisiones de forma ágil. Luego siempre estamos a tiempo de ahondar más en la información y trabajarla más en profundidad. Pero la función del cuadro de mandos es, precisamente, simplificar y ayudar a entender el dato en cuestión de segundos.
• Configuración de filtros avanzados. El dashboard cuenta historias a través de los datos. Debe ser capaz de contar con múltiples dimensiones y parámetros. Al hilo del punto anterior, toda la información no puede estar a golpe de vista, no tendría ningún sentido. Sería un dashboard muy difícil de leer y comprender. Así que, hay que hacer uso de filtros. Éstos facilitan la tarea de visualizar volúmenes de datos estructurados, comparar datos actuales con los históricos, desglosar los datos demográficos y segmentados por regiones. Una forma de tener la información disponible e integrada en un mismo lugar, ahorrando gran cantidad de tiempo y optimizando recursos.
• Diseño estético. Para hacer un dashboard con sentido, no vamos a poner gráficas porque sean más o menos bonitas y poner colores que nos gusten. Un cuadro de mandos tiene detrás toda una serie de leyes de diseño que se aplican con un objetivo. Se tienen en cuenta puntos como: quién va a consumir el panel, por qué y desde qué dispositivo. El objetivo es mejorar la experiencia del usuario y facilitar la comprensión de la información. Además, el cuadro de mando debe ser agradable visualmente y, sobre todo, que sea fácil de usar. En esta guía de visualización de datos te contamos algunos tips a tener en cuenta a la hora de plantear el diseño de un dashboard.
• Alertas y notificaciones. Para dotar al dashboard aún de más valor, debería de tener la capacidad de configurar alertas y notificaciones para destacar eventos importantes o para alertar de cualquier desviación significativa que se haya producido y que creamos que el equipo debe estar al tanto. Por ejemplo, si se ha producido una incidencia en una máquina concreta, que el operario detecte de forma inmediata en qué máquina ha pasado, a qué hora, quién estaba a cargo de la misma y, así, tratar de buscar una solución inmediata. Una forma rápida de identificar problemas o tendencias inusuales que requieren de atención para evitar consecuencias mayores.

Un dashboard que cuente con estos puntos supone, sin duda, una herramienta muy poderosa para el usuario. Con él monitoriza el rendimiento, identifica oportunidades y toma decisiones informadas. Además, se fomenta la comunicación en el equipo y el flujo de información entre departamentos. 

Características de un dashboard

Analizar y extraer conclusiones de los datos puede convertirse en algo realmente complejo. El dashboard o cuadro de mandos es un aliado indiscutible para darnos eficiencia y ayudarnos a optimizar procesos y mejorar la toma de decisiones. 
Veamos las principales características de un dashboard:

• Visual. Nuestro cerebro es visual y procesa mucho más rápido las imágenes que los textos. Además, cada compañía puede llegar a trabajar, de media, con entre 20 y 50 fuentes de información diferentes. Así que el dashboard es un aliado visual que nos permite consumir la información de una manera más clara a través de gráficos, tablas y otros elementos visuales (imágenes, iconos, mapas, etc.). 
• Personalizado y adaptable. Cada compañía es un mundo y tiene unas necesidades y objetivos diferentes. Lo bueno del dashboard es que es una herramienta flexible y adaptable, eligiendo qué KPIs mostrar, en qué formato, con qué gráficos y colores, etc. 
• Accesibilidad desde distintos dispositivos. El cuadro de mandos se puede consumir en formatos diferentes. Sobre cuál elegir, dependerá de quién vaya a consumir la información. Si es un dashboard gerencial, lo mejor es un formato tv o en escritorio, para que el director tenga acceso directo y constante a la información. Sin embargo, si la información va a ser consumida por el equipo comercial, lo más lógico es que el dashboard sea mobile. 
• Interactividad y funcionalidad. El objetivo del dashboard es mejorar la toma de decisiones y la comunicación y que los equipos se sientan más integrados con el dato. Es por ello que el dashboard va más allá de sólo mostrar los KPIs. También es interactivo y puede contar con una capa de filtros, roles de usuarios y segmentación de la información; funcionalidades pensadas para que el usuario pueda explorar y explotar la información de una manera más profunda y detallada. 
• Diseño intuitivo  y user-friendly. El dashboard es consumido por personas. Así que, hay que mostrar la información de manera intuitiva. Cómo colocar los elementos en el panel o qué gráficos y colores usar son algunas de las prácticas de visualización de datos que se tienen en cuenta a la hora de diseñarlos. 

Ejemplos de dashboard

Te contamos de forma detallada en este artículo algunos ejemplos de dashboard en función del sector y personas que van a consumir el dato. 

No hay un dashboard genérico. La clave es identificar bien qué KPIs consumir, quiénes lo van a consumir, desde dónde y para qué. En base a eso, seremos capaces de tener un cuadro de mando que sea efectivo y ayude a tomar decisiones de verdad.

Te mostramos algunos ejemplos de dashboards ultra-visuales: 

Dashboard de marketing

La medición y comprensión del dato es clave para entender qué pasa con nuestras acciones de marketing: campañas de publicidad activas, tienda online, reputación de marca, redes sociales… 

El dashboard de marketing es clave para monitorizar y analizar el rendimiento de nuestra estrategia y algunas de los KPIs de marketing más comunes son: 

• Tráfico del sitio web. 
• Conversiones. 
• Clics en anuncios. 
• Interacciones en redes sociales. 
• Costo por adquisición (CPA).
• Retorno de la inversión en marketing (ROI).

Dashboard de ventas

El dashboard comercial o de ventas se ha convertido en un gran aliado para muchos equipos comerciales. Ya que no solo permite rastrear el rendimiento de las ventas, sino que se puede hacer un seguimiento claro de los objetivos por áreas, por comercial, por producto. Además, sirve para detectar tendencias de consumo, anticiparse a necesidades de los clientes, etc. 

Algunos de los KPIs de ventas que se pueden consumir desde el cuadro de mandos de ventas son: 

• Ingresos generados. 
• Total de presupuestos enviados vs aceptados. 
• Seguimiento de oportunidades de venta. 
• Tasa de conversión.
• Cumplimiento de objetivos de ventas.
• Análisis de tendencias de ventas por producto o región.
• Top de productos más vendidos.

Dashboard de producción

El dashboard de producción monitoriza y gestiona las operaciones de producción de una organización. Da una visión transversal de todo lo que sucede en los procesos de producción, a nivel de rendimiento, eficiencia de la maquinaria y de los operarios, tiempos de descansos, fallos en la maquinaria, etc. 

Algunos de los KPIs de producción a incluir en este dashboard podrían ser: 

• Niveles de producción por hora/día/semana/mes y su comparativa respecto a históricos y periodos anteriores. 
• Tiempos de ciclo y de inactividad. 
• Tasa de producción defectuosa, retrabajos y reprocesos. Esto nos permite tomar medidas correctivas para, por un lado, mejorar la calidad; por otro lado, reducir costes. 
• Niveles de inventario y tiempos de entrega previstos. 
• Tendencias históricas de producción, patrones estacionales y fluctuaciones en la demanda. Esto nos ayuda a prever futuros requisitos de producción e, incluso, anticiparnos.

Dashboard de recursos humanos

El dashboard o cuadro de mando de recursos humanos representa de manera visual los datos relacionados con los trabajadores de la empresa. Así, tanto empleados como responsables tienen la información de interés a su alcance y de un solo vistazo. Sin necesidad de tener que estar pidiendo la información, el dato está accesible para los interesados y, de esta forma, poder organizarse y tomar decisiones en función de cuántos días de vacaciones quedan o cuántas horas hay pendientes, por poner un ejemplo. 

Algunos KPIs de RRHH que quedan reflejados en el dashboard de recursos humanos: 

• Rotación de personal. 
• Ausentismo. 
• Desempeño del empleado. 
• Nivel de satisfacción del empleado. 
• Coste de contratación y retención. 
• Análisis de la estructura organizativa.

La inteligencia de negocios a través de dashboards

El dashboard, no hay dudas de que se erige como una herramienta clave y como el epicentro de la toma de decisiones en las compañías. Un gran aliado para crecer de manera inteligente, en base a decisiones objetivos, pudiendo mantenerse competitiva en un mercado cada vez más dinámico y exigente. El cuadro de mandos proporciona una visión clara, sencilla y concisa de las métricas y KPIs clave para la toma de decisiones. 

Tenemos el dato accesible. Los datos relevantes reflejados de una manera visual, simple, comprensible y en tiempo real. Acercamos el dato a los equipos de trabajo, quienes no solo toman decisiones de forma ágil, objetiva y fundamentada, sino que se impulsa su implicación en los proyectos y su autonomía para consumir el dato y tomar decisiones de forma acertada. Un dashboard es sinónimo de mejora continua en todos los aspectos de negocio: no solo a nivel de eficiencia, sino a nivel de comunicación interdepartamental y mejora continua. El dashboard brinda una visión panorámica completa que facilita la detección de oportunidades y ayuda a mitigar riesgos. 

Además, la personalización y la adaptabilidad que da el cuadro de mandos lo convierten en una herramienta versátil que ayuda a cumplir los objetivos estratégicos de la compañía en general y los departamentos en concreto. Ya sea en el ámbito de ventas, marketing, producción, recursos humanos, financiero, el dashboard es una solución integral para la monitorización y gestión eficiente de las operaciones y recursos. 

En definitiva, el panel de control no solo promueve una cultura basada en los datos, sino que fomenta también la colaboración y el flujo de información. Datos claros, accesibles, decisiones informadas, comunicación fluida… todo esto hace de la organización un entorno data-centric, preparado para los desafíos del mercado y para alcanzar sus objetivos. 

En resumen, el dashboard es un aliado estratégico. Una herramienta visual que impulsa el crecimiento y la innovación en las compañías. Con el dato a la vista y las decisiones ágiles, el dashboard se convierte en un pilar fundamental en el camino hacia la innovación y el éxito.